Seiring kian berkembangnya teknologi informasi (TI), penyelenggaraan administrasi perkantoran terutama di lembaga atau instansi pemerintahan yang biasanya dilakukan secara konvensional, kini sudah masuk babak baru yang disebut e-government. Hal ini tidak terlepas dari reformasi birokrasi, khususnya dalam aspek tatalaksana, pengelolaan administrasi perkantoran dapat dilakukan dengan bantuan teknologi informasi yakni dengan membangun sebuah informasi perkantoran secara elektronik. Untuk mendukung e-government, Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Papua melaksanakan Pelatihan tata naskah dinas elektronik melalui aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Maya (SiMAYA) di Kantor Dirjen e-Government di Jakarta ,Kamis (13/9).

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Harrold Emil Soro, SE,M.Si, mengatakan, keberhasilan kinerja organisasi harus didukung oleh kecepatan arus data dan informasi antar instansi agar terjadi keterpaduan sistem e-government. Teknologi informasi sudah merupakan suatu kebutuhan yang mutlak sehingga perlu diterapkan e-government. Salah satunya melalui tata naskah dinas elektronik dengan aplikasi SiMAYA yang dibuat Kementerian Komunikasi dan Informatika RI. “Manfaat tata naskah dinas elektronik ini antara lain penghematan sumber daya seperti tenaga, kertas, waktu dan biaya serta sekaligus efisiensi penghematan anggaran,” jelasnya.

Betapa tidak, dengan cara konvensional, sebut saja untuk kearsipan surat menyurat diperlukan berlembar-lembar surat yang mesti dicetak atau print-out. Selain itu, untuk memudahkan kearsipan surat menyurat  secara digital , aplikasi ini sangat mendukung , misalnya kearsipan SK Pegawai dari surat pengusulan sampai proses SK, secara sistematis ada arsip digital seperti di  Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Papua, yang kita tahu bersama mempunyai tugas mengurus administrasi kepegawaian di pemprov Papua yang saat ini berjumlah 13.000 ASN perlu mempunyai system arsip yang memadai, dengan aplikasi ini diharapkan dari sisi pengarsipan sudah dapat ditangani langsung melalui aplikasi SIMAYA.  SiMAYA adalah aplikasi e-office yang telah disempurnakan dari aplikasi e-office sebelumnya. Aplikasi SiMAYA telah disesuaikan dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) Nomor 5 tahun 2013 tentang penggunaan aplikasi tata naskah dinas elektronik. (Edison/BKD)