Staf Ahli Gubernur Papua Bidang Kesejahteraan Sosial dan Sumber Daya Manusia, Anni Rumbiak mengimbau seluruh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota agar membuat daftar arsip aset sebagaimana amanat UU No. 43 2009 tentang kearsipan, yang bertujuan menciptakan dokumen tertulis serta terpercaya.

Daftar arsip aset juga bertujuan mewujudkan pengelolaan arsip yang handal, menjamin keselamatan aset nasional dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pemanfaatan arsip.

“Sebab dengan meningkatnya kegiatan suatu organisasi pemerintah, maka meningkat pula volume arsip yang tercipta. Kemudian jika arsip yang tercipta itu tidak segera ditangani secara cepat dan tepat maka tidak menutup kemungkinan ruang dokumen tertulis menjadi penuh hingga tak cukup menampung.”

“Sehingga pada akhirnya arsip menjadi menumpuk di kolong meja, diatas lemari, di pojok ruang kerja, atau dibawah tangga dan sebagainya. Kondisi ini bisa menghadirkan pemandangan tidak sedap dan mengganggu kenyamanan. Sebab itu mesti perlu ada pengelolaan yang handal, tertib dan tertata,” terang dia di Jayapura, kemarin.

Dia juga berharap dalam pengelolaan arsip, menempatkan sumber daya manusia (SDM) yang profesional dan berkompeten sesuai bidang tugas.

Disamping itu, diberi dukungan pembiayaan dalam penyiapan program kegiatan yang berkesinambungan serta berkaitan langsung dengan tujuan keselamatan maupun keamanan arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa.

“Sebab memang penyelenggaraan kearsipan  merupakan  tugas yang cukup berat. Sehingga butuh dukungan dari pihak terkait,” ucap dia.

Dia tambahkan tanpa keberadaan arsip, keberlangsungan sebuah organisasi tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Oleh karena itu, kualitas sumber daya manusia sebagai tenaga pengelola mesti terus di upgrade serta diikusertakan dalam diklat maupun bimbingan teknis kearsipan.

Pihaknya juga berharap dilakukan sejumlah kegiatan monitoring, untuk dapat memotret secara langsung kondisi faktual penyelenggaraan kearsipan di lingkungan  masing-masing lembaga kearsipan daerah  Kabupaten/Kota.

“Sebab persoalan kearsipan ini adalah persoalan yang menarik, karena pada dasarnya arsip ini sejatinya sejak diawal dibentuk dari seluruhnya itu  menjadi alat  bukti,” ujarnya.