Pemerintah Provinsi Papua bakal kembali mengaktifkan elektronik mail guna mempermudah pengiriman, penyampaian surat maupun undangan bagi atau antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dilingkungan Pemerintah Provinsi Papua.

       Menurut Sekertaris Daerah (Sekda) Provinsi Papua, Drh. Constan Karma pemberlakuan kembali elektronik mail tersebut dikarenakan Pemerintah daerah berkeinginan untuk membangun satu mekanisme internal SKPD yang profesional dan bertangungjawab dalam melaksanakan tugas adminitrasi.

       “Jadi dalam rapat ini saya memanggil sekertaris badan dan kantor untuk kami coba bangun mekanisme internal SKPD karena saya perhatikan banyak surat-surat dan undangan yang dikirimkan, Eselon II-nya tidak tahu sehingga mereka tidak hadir. Untuk itu, kita coba hidupkan elektronik mail ini sehingga kedepan penyampaian undangan bisa lebih terarah,” kata Sekda usai memimpin rapat teknis di Sasana Karya Kantor Gubernur
Dok II Jayapura, Kamis (31/3).

       Dilain pihak, Sekda mengungkapkan alasan non teknis lain dari para sekertaris dinas sehingga menjadi pertimbangan untuk mengaktifkan kembali elektronik mail tersebut. “Seperti ada SKPD yang jauh, kadang-kadang macet atau hujan dan undangan mendesak, ya kami mau pakai elektronik mail ini di SKPD-SKPD dan karena semua SKPD sudah punya email yang tentu memudahkan kita dalam menyampaikan undangan atau surat,” tuturnya.

       Sementara untuk mendukung pengaktifan kembali elektronik mail tersebut, Sekda sudah meminta instansi terkait untuk melakukan pembenahan sistem (elektronik mail) tersebut sehingga nanti semua undangan atau surat-surat penting akan di email langsung ke SKPD. “Sebab kalau email kan itu undangannya sampai ke ruangan Kepala Dinas atau Sekertaris sehingga bisa direspon dengan cepat,” jelasnya.

       Sekedar diketahui, Sekda Papua, Kamis kemarin memanggil Sekertaris Dinas, Badan dan Kantor dari 40 SKPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Papua guna membenahi mekanisme internal SKPD dalam penyampaian surat maupun undangan.

       Keputusan dari rapat tersebut, salah satunya mengaktifkan kembali elektronik mail sehingga seluruh surat menyurat maupun penyampaian undangan bakal dikirim melalui email yang dibentuk oleh DPTIK beberapa waktu lalu. Di negara-negara berkembang, sistem ini sebenarnya sudah mulai diterapkan guna memudahkan penyampaian surat atau undangan dalam satu organisasi serta Dan ini kita coba untuk kembalikan supaya memperlancar tugas-tugas pemerintahan lainnya.

      Sementara di Papua, sistem ini sebenarnya sudah mulai diterapkan, namun belum dimaksimalkan dengan baik oleh SKPD-SKPD. Kaitannya dengan hal ini, Sekda berharap kedepan agar para Sekertaris Dinas yang dkumpulkan tersebut bisa memaksimalkan tugas internal dinas dalam hal admistrasi surat menyurat agar tugas pemerintahan bisa berjalan sebagaimana mestinya.